Barrierefreie PDFs erstellen: Anleitung und Checkliste

1. In der Quelldatei anfangen

Wenn Sie die Word-, Writer- oder Layoutdatei noch haben, bearbeiten Sie zuerst diese. So bleibt die Verbesserung bei späteren Änderungen erhalten. Eine sauber gegliederte Vorlage spart mehr Arbeit als die wiederholte Reparatur jedes Exports.

Planen Sie zuerst die Lesereihenfolge: Was müssen Leserinnen und Leser wissen, und in welcher Reihenfolge? Ein ruhiges Layout mit gut lesbarer Schrift hilft. Verwenden Sie Tabellen für Daten, nicht zum Positionieren von Text. Die Bundesfachstelle Barrierefreiheit empfiehlt, Struktur und Dokumenteigenschaften schon bei der Erstellung zu berücksichtigen.

2. Überschriften und Listen richtig anlegen

Eine große, fette Zeile sieht wie eine Überschrift aus. Erst eine passende Formatvorlage macht ihre Funktion auch für Software erkennbar. Verwenden Sie die Überschriftenebenen Ihres Programms in einer logischen Hierarchie: Hauptabschnitte, Unterabschnitte und deren Unterpunkte. Diese Gliederung muss beim Export als Struktur erhalten bleiben. Die W3C-Technik zu PDF-Überschriften zeigt das Prinzip.

Nutzen Sie für Aufzählungen die Listenfunktion. Eingetippte Bindestriche, Punkte und Zeilenumbrüche allein beschreiben die Beziehung zwischen den Einträgen nicht zuverlässig. In einer getaggten PDF stehen dafür Liste und Listeneinträge zur Verfügung. Prüfen Sie nach dem Export, ob eine Liste auch als Liste erkannt wird. W3C: Listen in PDF-Dokumenten.

3. Tabellen und Bilder verständlich machen

Tabellen brauchen Beziehungen

Jeder Datenwert braucht einen verständlichen Bezug zu seiner Zeilen- oder Spaltenüberschrift. Kennzeichnen Sie Kopfzellen bereits im Ausgangsdokument. Halten Sie die Tabelle möglichst einfach; zusammengeführte Zellen und mehrstufige Kopfbereiche verlangen besondere Aufmerksamkeit. Die sichtbare Wiederholung einer Kopfzeile auf jeder Seite ersetzt deren semantische Auszeichnung nicht. Prüfen Sie die exportierte Struktur anhand der W3C-Technik für Tabellen.

Bilder brauchen eine passende Erklärung

Beschreiben Sie bei wichtigen Abbildungen die Information, die im Zusammenhang gebraucht wird. Ein Diagramm verlangt häufig mehr als den Text „Diagramm“. Eine rein schmückende Linie muss dagegen nicht vorgelesen werden. Halten Sie ausführliche Erklärungen bei Bedarf im normalen Dokumenttext fest und vermeiden Sie unnötige Wiederholungen. Die W3C-Technik für Alternativtexte erläutert die Zuordnung zur Abbildung.

4. Sprache, Titel und Links festlegen

Geben Sie dem Dokument einen aussagekräftigen Titel und setzen Sie die richtige Hauptsprache. Kennzeichnen Sie längere fremdsprachige Abschnitte gesondert, soweit Ihr Programm dies unterstützt. Eine Sprachangabe hilft unter anderem bei der Aussprache durch Screenreader. W3C: Dokumentsprache im PDF.

Formulieren Sie Links so, dass ihr Ziel klar wird: „Programm des Teamtags“ ist hilfreicher als „hier klicken“. Exportieren Sie aktive Links und kontrollieren Sie deren Tastaturbedienung. Sichtbarer Linktext, Linkziel und Dokumentstruktur müssen zusammenpassen. W3C: zugängliche Links.

5. Mit Dokumentstruktur exportieren

Verwenden Sie den PDF-Export des Autorenprogramms und prüfen Sie dessen Optionen für Dokumentstruktur oder Tagged PDF. Ein Druckdialog kann diese Informationen verlieren. Die genaue Bezeichnung hängt vom Programm und seiner Version ab.

In LibreOffice finden Sie beim PDF-Export beispielsweise Optionen für Tagged PDF und PDF/UA. Die offizielle Export-Hilfe beschreibt deren Zusammenhang. Eine aktivierte Option allein beweist allerdings nicht, dass Überschriften, Bildbeschreibungen oder Tabellen inhaltlich richtig angelegt sind.

6. Automatisch prüfen und selbst nachsehen

Prüfen Sie die fertige PDF, nicht nur die Quelldatei. Ein automatischer Check findet technische Fehler wie fehlende Strukturinformationen oder Sprachangaben. Was der Standard beschreibt, lesen Sie im Artikel zu PDF/UA. Mit dem kostenlosen BarryPDF-Check können Sie die maschinell prüfbaren PDF/UA-1-Anforderungen untersuchen.

Danach folgt die praktische Kontrolle: Lassen sich Überschriften gezielt ansteuern? Werden Absätze in sinnvoller Reihenfolge gelesen? Sind Tabellen und Bildbeschreibungen verständlich? Testen Sie Links mit der Tastatur und lesen Sie die PDF mit einem Screenreader oder einer Vorlesefunktion. Bei komplexen Layouts ist die Prüfung von Lese- und Tabulatorreihenfolge besonders wichtig. Achten Sie auch auf ausreichende Kontraste und Informationen, die nicht ausschließlich durch Farbe vermittelt werden.

Beispiel: eine Einladung zum Teamtag

Stellen Sie sich die Unterlagen für einen Teamtag vor: Einladung, Tagesprogramm, Workshop-Aufträge und Nachbereitung. Überschriften gliedern die Seiten; Listen halten Ziele und Vorbereitung fest. Optisch ist das übersichtlich. Werden alle Zeilen nur als gewöhnlicher Text exportiert, fehlen jedoch die Funktionen hinter der Gestaltung.

Für unser Beispiel haben wir ein vierseitiges, synthetisches Teamtag-Paket bewusst ohne Tags erzeugt und durch die BarryPDF-Engine verarbeitet. Sie können Ausgangsdatei, freigegebenes Ergebnis und Bericht herunterladen und vergleichen. Beispiel ansehen.

Wenn nur noch das PDF vorhanden ist

Auch eine bestehende PDF lässt sich nachbearbeiten. Der passende Weg hängt vom Aufbau ab: Eine Datei mit auswertbarem Text braucht andere Arbeit als ein Scan. Bei Scans muss zunächst Text erkannt werden; Namen, Zahlen und Zeichen sollten anschließend besonders sorgfältig kontrolliert werden. Die W3C-Technik zu OCR beschreibt die Prüfung der erkannten Textebene.

Sie können ein PDF-Werkzeug einsetzen, eine Fachstelle beauftragen oder unterstützte Dateien technisch aufbereiten lassen. BarryPDF liefert bei erfolgreicher Aufbereitung das PDF und einen Prüfbericht über den maschinell prüfbaren PDF/UA-1-Umfang. Die inhaltliche Kontrolle bleibt erforderlich. Mehr zum Aufbereiten bestehender PDFs, zum Vergleich der Bearbeitungswege und zu den Kosten einer Aufbereitung.

Checkliste vor der Veröffentlichung

Gehen Sie diese Punkte an der fertigen Datei durch. Die Häkchen sind eine persönliche Arbeitshilfe; sie werden nicht gespeichert und ersetzen keine Prüfung.

• Der Titel ist aussagekräftig und die Dokumentsprache stimmt.
• Überschriften bilden eine nachvollziehbare Hierarchie und sind als solche ausgezeichnet.
• Aufzählungen und nummerierte Listen sind echte Listen.
• Tabellen haben erkennbare Kopfzellen und eindeutige Beziehungen zu den Datenzellen.
• Relevante Bilder haben passende Alternativtexte; Dekoration stört die Lesereihenfolge nicht.
• Linktexte erklären ihr Ziel, und die Links funktionieren mit der Tastatur.
• Die PDF enthält Tags und auswählbaren Text; bei Scans wurde die OCR kontrolliert.
• Der automatische Prüfbericht wurde gelesen und technische Fehler wurden bearbeitet.
• Lesereihenfolge, Verständlichkeit und Kontraste wurden am fertigen PDF geprüft.
• Die geprüfte Datei entspricht der Version, die veröffentlicht werden soll.

Ein bestandener Maschinencheck ist kein Zertifikat und keine Bestätigung der BFSG-Konformität. Welche Anforderungen für Ihre Veröffentlichung gelten, hängt vom konkreten Einsatz ab.